Segurança Digital

Saiba como a tecnologia contribui para longevidade de documentos hospitalares

Não muito tempo atrás, gerenciar documentos hospitalares era relativamente simples. As informações dos pacientes eram registradas em prontuários de papel e armazenados em armários de arquivo.

À medida que a tecnologia e as práticas médicas mudaram rapidamente, os registros médicos e seu gerenciamento também mudaram. 

Hoje, os médicos usam sistemas de prontuário eletrônico do paciente (PEP) para gerenciar documentos hospitalares físicos em um ambiente digital. Com os avanços nas ferramentas de diagnóstico e análise, há mais informações do paciente do que nunca. E, após a aprovação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), hospitais e demais instituições de saúde devem aderir a requisitos federais rígidos para proteger a privacidade do paciente.

Os profissionais médicos têm a obrigação legal e ética de proteger os documentos hospitalares do paciente e gerenciar adequadamente os registros. A falha em fazer isso pode resultar em erros médicos e violações de dados, o que pode levar a pesadas multas.

Compreender os princípios e políticas sobre o gerenciamento de registros médicos pode ajudar as organizações a manter a conformidade e proteger seus pacientes.  

O que é gestão de registros médicos?

O gerenciamento de documentos hospitalares ou registros médicos, como também são chamados, refere-se a um sistema de procedimentos e protocolos responsáveis ​​por controlar as informações do paciente durante todo o ciclo de vida dos dados. 

A partir do momento em que um registro de paciente é criado, ele deve ser armazenado, protegido e mantido adequadamente. Após ter sido retido pelo tempo necessário (seu período de retenção), o registro deve ser devidamente destruído. 

De fato, há um conjunto complexo de regras e regulamentos sobre o gerenciamento de registros médicos e por boas razões. Quando os registros de saúde são mal administrados, os pacientes são colocados em risco.

A privacidade do paciente também está em risco. Os registros médicos contêm informações pessoais altamente confidenciais e, quando ocorrem descuidos, a privacidade é comprometida. 

Com o aumento das violações de dados de saúde, os pacientes estão perdendo a confiança. De acordo com uma pesquisa recente com consumidores feito pelo Office of the National Coordinator (ONC), organização ligada ao Departamento de Saúde e Serviços Humanos dos EUA, 87% dos pacientes não estão dispostos a compartilhar seus históricos médicos completos, citando preocupações sobre proteções de privacidade. 

A má gestão de registros também deixa hospitais, consultórios médicos e outros provedores vulneráveis ​​a multas caras e processos judiciais, bem como acusações criminais. 

Os prontuários eletrônicos de pacientes mudaram a maneira como os documentos hospitalares tradicionais são armazenados e gerenciados

A maneira digital de manter os registros médicos dos pacientes moldou o setor de saúde, permitindo que os médicos mantenham todas as informações em um só lugar, além de compartilhar facilmente os registros entre os escritórios dos fornecedores. 

Esses sistemas são relativamente novos e, à medida que as organizações trabalham para implementá-los, a maneira como os PEPs são usados ​​continuará mudando e evoluindo.

Outra faceta dos sistemas de prontuário eletrônico do paciente, que difere um pouco dos documentos hospitalares padrão. Os PEPs são definidos como registros médicos eletrônicos que focam na saúde total do paciente, indo além dos dados clínicos padrão coletados no consultório do provedor e incluindo uma visão mais ampla do atendimento ao paciente. 

As informações armazenadas nesses sistemas podem ser compartilhadas entre organizações de saúde, fornecendo aos médicos uma visão completa do tratamento do paciente e do histórico médico.

Porque os prontuários eletrônicos de pacientes são melhores que os arquivos em papel tradicionais em termos de longevidade de documentos hospitalares?

1. Os arquivos em papel são vulneráveis ​​a adulterações

Além de serem fáceis de perder, os arquivos em papel também são incrivelmente suscetíveis a adulterações. Alguém poderia jogar fora certos papéis de um relatório ou produzir cópias alteradas de um arquivo específico. 

É muito mais difícil adulterar registros eletrônicos de saúde, pois serviços de criptografia e sistemas de senha robustos os protegem. Você e seus pacientes podem ter certeza de que suas informações de saúde estão seguras e protegidas de serem roubadas ou adulteradas por fontes externas durante todo o período de armazenamento. 

2. Você pode fazer backup de dados em um PEP

Quando se trata de armazenar informações confidenciais do paciente, você precisa pensar na segurança e no armazenamento de backup. No caso de um desastre natural ou ataque cibernético, você pode restaurar dados confidenciais em seu PEP a partir de um backup externo. No entanto, isso não seria possível se sua organização usasse apenas um sistema baseado em papel. 

3. O acesso aos PEPs pode ser limitado a usuários autorizados 

Os registros eletrônicos de saúde oferecem segurança muito melhor do que os arquivos em papel tradicionais. Arquivos de papel podem ser facilmente perdidos ou extraviados, causando sérios problemas para o paciente no futuro. 

Durante o período de armazenamento, pessoas não autorizadas também podem colocar as mãos nesses arquivos em papel se deixados em aberto. Mesmo os funcionários mais cuidadosos podem acidentalmente deixar um arquivo na copiadora ou perdê-lo durante um dia agitado. 

Os PEPs, por outro lado, podem ser protegidos usando serviços de criptografia robustos durante todo o período em que foi armazenado. A criptografia funciona convertendo arquivos e dados em um formato ilegível. 

Esses arquivos não podem ser convertidos de volta ao formato original sem uma chave de descriptografia ou senha, o que significa que a integração perfeita do PEP ajuda a manter seus dados seguros durante todo o ciclo de armazenamento.

A integração do Madics Sign ao sistemas PEP ajuda no ciclo de armazenamento de documentos hospitalares, contribuindo com sua longevidade, pois o prontuário do paciente é assinado digitalmente.

Oferecida pela E-VAL Saúde, O MADICS Sign é uma solução de assinatura eletrônica e proteção de dados integrada ao prontuário eletrônico do paciente (PEP) que ajuda os hospitais a eliminarem papel em seus processos médicos e no uso da receita digital e atestados médicos. 

O MADICS Sign é a maneira mais fácil de eliminar o papel do hospital, melhorando a colaboração entre os médicos, enfermeiros e equipe multi, criando uma experiência incrível.

Considerada a solução mais indicada para eliminação do registro impresso do prontuário, o MADICS Sign se apoia na legislação vigente sobre a validade jurídica de documentos eletrônicos assinados digitalmente e nas resoluções que regulamentam a infraestrutura de certificação digital brasileira e o uso de certificados digitais no setor da Saúde. 

A solução permite a autenticação do usuário integrada ao sistema de prontuário. O hospital ou seu representante chancelam digitalmente o registro do prontuário e o registro de autenticação do profissional de saúde, garantindo a inalterabilidade do prontuário e autenticação, gerando uma evidência verificável por terceiros.​

Além disso, o MADICS Sign é um sistema híbrido que mantém a assinatura digital ICP-Brasil, transparente para o sistema de prontuário e operação.​ O hospital poderá manter parte dos usuários assinando digitalmente de acordo com sua avaliação, garantindo assim a segurança e proteção de dados.

 

 

Quanto tempo sua equipe está perdendo manuseando documentos em papel? Para muitos hospitais, a resposta é: “Não sabemos”.

Embora tenha havido uma mudança nos últimos anos em direção à digitalização de processos de saúde, como o uso de formulários de entrada online simples ou a implementação de sistemas como o prontuário eletrônico do paciente (PEP), muitas práticas ainda lutam com fluxos de trabalho em papel.

Isso pode incluir documentação em papel sendo passada fisicamente entre os membros da equipe, ou mesmo soluções de software não automatizadas, como o envio de um arquivo Excel por e-mail, por exemplo.

Muitos desses processos podem (e devem) ser digitalizados e automatizados, se não por uma questão de conveniência, mas por um outro motivo importante: o custo.

Os sistemas de fluxo de trabalho baseados em papel podem custar à sua clínica milhares de Reais anualmente, mesmo sem você saber.

Nos EUA, por exemplo, o uso de formulários em papel custa US $ 120 bilhões por ano.

Para as clínicas, a maior parte dos resíduos de papel vem de arquivos de pacientes, formulários de admissão e outros processos de papel relacionados ao atendimento ao paciente, bem como ao trabalho administrativo.

Embora, na prática, o PEP tenha mitigado algum desperdício de papel nas clínicas, isso simplesmente não foi suficiente.

Na verdade, espera- se que a demanda por papel dobre antes de 2030.

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E-VAL Saúde, uma empresa do Grupo E-VAL

A E-VAL Saúde é uma empresa especializada em certificação digital, segurança da informação com foco em assinatura digital, autenticação e proteção de dados, em especial para assinatura digital de prontuários eletrônicos do paciente, gerenciamento eletrônico de documentos e demais documentos de seu hospital, operadora, laboratório ou clínica. A E-VAL Saúde tem mais de 10 anos de experiência no mercado da saúde.

Fale conosco, os especialistas da E-VAL Saúde terão o maior prazer em atendê-los, contribuindo para o desenvolvimento dos seus projetos e a melhoria contínua da segurança do seu hospital, operadora, laboratório ou clínica.

Até breve!