Assinatura eletrônica

Assinatura híbrida e os benefícios para a gestão de hospitais

Como melhorar a produtividade no hospital? Este talvez seja um dos maiores desafios que as instituições de saúde enfrentam atualmente. Só perdendo, claro, para o de salvar vidas.

Com uma média de dois terços do tempo gasto em papelada, os médicos estão quase sempre preenchendo e assinando documentos e têm menos tempo para se concentrar em sua atividade principal.  

Na prática, as instituições de saúde estão constantemente lutando com custos administrativos, muitas vezes devido ao uso excessivo de processos e documentos físicos, a exemplo do registro impresso do prontuário do paciente. 

Em sua jornada para reduzir o papel, os hospitais podem adotar a assinatura eletrônica ou expandi-la para vários departamentos, visando reduzir fluxos de documentos, oferecer novos serviços para os profissionais de saúde e pacientes, além de garantir a integridade e valor probatório de documentos assinados eletronicamente.

Para isso, as organizações médicas podem implementar soluções tecnológicas estratégicas que proporcionam a melhoria na gestão de documentos, integrada, por exemplo, ao prontuário eletrônico do paciente (PEP) que ajuda os hospitais a eliminarem papel em seus processos médicos e no uso da receita digital e atestados médicos.

Um fluxo de trabalho integrado e amigável ao médico deve aumentar a eficiência e agilizar os processos e não prejudicá-los. É tudo uma questão de fornecer os recursos corretos para a pessoa certa, no momento certo e no volume certo. É nesse momento que a assinatura híbrida pode ajudar.

O conceito básico de assinatura híbrida

Basicamente, a expressão assinatura híbrida trata da possibilidade de um documento ser assinado tanto de forma digital como eletrônica. 

Na assinatura digital, temos o ato de assinar digitalmente um documento, conferindo o mesmo valor legal que uma assinatura de próprio punho em papel. Esse método é extremamente útil para autenticação de contratos, já que a assinatura digital usa a criptografia de chaves públicas e privadas para garantir a segurança

Vale ressaltar que a validação da assinatura só acontece quando o assinante possui um certificado digital ICP- Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).

Já a assinatura eletrônica, refere-se a ação de assinar com valor legal qualquer documento utilizando um ambiente digital. A autenticação pode ser por meio de reconhecimento de IP, login, geolocalização, e-mail, senha eletrônica, biometria, entre outros. 

Assim, o procedimento adotado para validação vai depender da situação particular de sua instituição e de suas necessidades. 

No entanto, o seu hospital não precisa escolher entre uma assinatura e outra, é possível usar tanto a digital quanto a eletrônica, ou seja, você pode optar pela assinatura híbrida. 

Quais são as vantagens da assinatura híbrida na gestão hospitalar? 

Temos 3 razões que demonstram as vantagens de trocar a assinatura manual pelo uso da assinatura híbrida.

1- Adaptação às necessidades

O primeiro benefício da utilização da assinatura híbrida é que você terá à sua disposição tanto a assinatura eletrônica como a digital para usar em qualquer momento. 

Sendo assim, de acordo com as especificações legais para o modelo do documento em questão, é possível determinar as partes em que é apropriado a versão eletrônica e onde é mais viável optar pela digital. 

2- Maior segurança

Outra vantagem que merece destaque é a segurança proporcionada pela assinatura híbrida em comparação com a manuscrita. 

Os documentos assinados em papel não exigem nenhuma forma de autenticação para validação da assinatura. Desse modo, é muito mais fácil para um criminoso conseguir fraudar a identidade de outra pessoa. 

Pense no que isso poderia significar para o seu hospital, o enorme processo judicial que se iniciaria para tentar provar que a assinatura foi falsificada, isso poderia resultar em prejuízos financeiros, danos à imagem da instituição de saúde, entre outros. 

Por outro lado, a assinatura digital com o seu sistema de criptografia é considerado um dos métodos mais seguros e combate a fraude de identidade.

3- Mais agilidade

Além dos benefícios citados anteriormente, aderir a meios eletrônicos para assinar contratos propicia que os processos aconteçam de modo mais ágil. 

Afinal, o documento será produzido digitalmente, não vai ser preciso gastar tempo para impressão, envio de material para terceiros por meio de transportadoras e nem agendamento de horário para assinatura. 

Assim, todo o processo ocorre por meios digitais. Quando uma etapa finaliza, rapidamente é possível dar sequência ao andamento do contrato

Além disso, as partes envolvidas podem assinar o documento a qualquer momento, no horário em que desejarem, não havendo necessidade de estarem fisicamente em um determinado local. 

Em resumo, a assinatura híbrida assegura que você possa usar a assinatura eletrônica e digital em um mesmo documento e isso proporciona mais segurança e  agilidade na gestão de contratos hospitalares. 

O conceito de assinatura híbrido foi além, com o surgimento da assinatura avançada e qualificada

A Lei 14.063/20, estabeleceu dois novos tipos de assinatura eletrônica em comunicação com entes públicos e em questões de saúde, tornando o exercício da cidadania digital acessível a todos os pacientes.

Além da assinatura simples, destinada a transações de baixo risco que não envolvam informações protegidas por sigilo, permitindo a conferência de dados pessoais básicos, o governo federal, criou a assinatura avançada, aplicada a processos e transações com o poder público, garantindo o acesso exclusivo do titular e permitindo o rastreamento de alterações feitas no documento assinado. 

A assinatura avançada pode ser usada, por exemplo, no processo de abertura, alteração e fechamento de empresas; o que deve facilitar a criação de novas instituições de saúde.(como nome, endereço e filiação). 

Temos também a assinatura qualificada, que utiliza o certificado digital ICP-Brasil para garantir a integridade do documento e seu vínculo com a autenticação eletrônica. Ela basicamente simplifica o processo de credenciamento digital para o profissional de saúde​.

O conceito de assinatura híbrida vai além no momento em que é possível permitir que a autenticação do usuário esteja integrada ao sistema de prontuário eletrônico (PEP), chancelando digitalmente o registro do paciente e a autenticação do profissional de saúde, garantindo a inalterabilidade do PEP e o seu reconhecimento, gerando uma evidência verificável por terceiros.​

A assinatura híbrida mantém a assinatura digital ICP-Brasil, transparente para o sistema de prontuário e operação, permitindo que o hospital mantenha seus usuários assinados digitalmente de acordo com sua avaliação.

Em outras palavras, a assinatura híbrida permite assinar tanto com assinatura eletrônica avançada, ou mesmo híbrida, mantendo a integridade dos prontuários, assinando com qualquer certificado digital emitido por diferentes Acs e possibilitando escalar seu uso de forma planejada.

Nossos clientes reduziram mais de 80% os custos com papel

E-VAL Madics Sign: Assinaturas eletrônicas na saúde são fundamentais na integração nos sistemas de gestão em saúde e na digitalização de documentos

Oferecida pela E-VAL Saúde, O MADICS Sign é uma solução de assinatura eletrônica integrada ao prontuário eletrônico do paciente (PEP) que ajuda os hospitais a eliminarem papel em seus processos médicos e no uso da receita digital e atestados médicos. 

O MADICS Sign é a maneira mais fácil de eliminar o papel do hospital, melhorando a colaboração entre os médicos, enfermeiros e equipe multi, criando uma experiência incrível.

Considerada a solução mais indicada para eliminação do registro impresso do prontuário, o MADICS Sign se apoia na legislação vigente sobre a validade jurídica de documentos eletrônicos assinados digitalmente e nas resoluções que regulamentam a infraestrutura de certificação digital brasileira e o uso de certificados digitais no setor da Saúde. 

A solução permite a autenticação do usuário integrada ao sistema de prontuário. O hospital ou seu representante chancelam digitalmente o registro do prontuário e o registro de autenticação do profissional de saúde, garantindo a inalterabilidade do prontuário e autenticação, gerando uma evidência verificável por terceiros.​

Além disso, o MADICS Sign é um sistema híbrido que mantém a assinatura digital ICP-Brasil, transparente para o sistema de prontuário e operação.​ O hospital poderá manter parte dos usuários assinando digitalmente de acordo com sua avaliação.

Muito além da eliminação do papel

Na prática, a solução MADICS Sign apresenta como importantes benefícios a gestão hospitalar, indo muito além de uma simples eliminação de papel:

  • Precisão

Como a assinatura eletrônica permite que médicos e pacientes enviem seus formulários eletronicamente, as empresas de saúde podem ter certeza de que todos os seus documentos estão legíveis e que todas as informações necessárias foram inseridas e enviadas com segurança e precisão;

  • Economia de tempo

As soluções de assinatura eletrônica para documentos de saúde ajudam você a criar e coletar assinaturas eletrônicas para seus documentos mais rápido do que nunca. Permita que os pacientes preenchem formulários de admissão digitalmente, de qualquer lugar do mundo;

  • Segurança

A assinatura eletrônica é altamente equipada para oferecer soluções seguras de assinatura eletrônica, o que garante que uma organização de serviço atenda ou exceda os padrões da indústria para segurança, disponibilidade, integridade, processamento, confidencialidade e privacidade de um sistema;

  • Economia financeira 

A maioria dos principais planos e provedores de saúde adotaram a assinatura eletrônica para passar do fluxo de trabalho ineficiente e baseado em papel para processos totalmente eletrônicos. Você economiza dinheiro em itens relacionados ao papel enquanto elimina as deficiências financeiras de documentos físicos;

 

  • Conformidade 

A assinatura eletrônica permite que você obtenha dados de cliente precisos, economize tempo e dinheiro e melhore o gerenciamento de documentos, garantindo que seus formulários sejam coletados e armazenados de forma segura, atendendo os principais requisitos de conformidade, a exemplo da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Em resumo, a maioria das instituições de saúde que adotaram assinaturas eletrônicas através da integração da eletrônica com os sistemas de gestão em saúde, testemunhou um aumento de produtividade e eficiência devido à velocidade com que eles podem assinar documentos e obter pedidos assinados. 

Isso, por sua vez, aumenta o número de pacientes e a papelada associada que eles podem aceitar e gerenciar, enquanto aumentam as receitas. A facilidade de assinar eletronicamente também diminui os custos e garante que os documentos sejam gerenciados com eficiência. 

As assinaturas eletrônicas também melhoram a conformidade e a segurança quando autenticadas por uma plataforma de assinatura eletrônica confiável. 

As assinaturas eletrônicas estão crescendo em importância em todos os aspectos, especialmente no setor de saúde, mas escolher a plataforma de assinatura eletrônica certa é ainda mais importante para garantir a conformidade regulatória.

Com o Madics Sign, organizações podem:

  • Assinar prontuário eletrônico do paciente e mais de 700 funções (dependendo do sistema PEP);
  • Coletar várias assinaturas em lote;
  • Assinar com qualquer certificado digital de qualquer Acs;
  • Assinar com assinatura eletrônica avançada, ou mesmo híbrida;
  • Manter a integridade dos prontuários;
  • Escalar o uso de forma planejada;
  • Licenciar por usuário.

Quanto tempo sua equipe está perdendo manuseando documentos em papel? Para muitos hospitais, a resposta é: “Não sabemos”.

Embora tenha havido uma mudança nos últimos anos em direção à digitalização de processos de saúde, como o uso de formulários de entrada online simples ou a implementação de sistemas como o prontuário eletrônico do paciente (PEP), muitas práticas ainda lutam com fluxos de trabalho em papel.

Isso pode incluir documentação em papel sendo passada fisicamente entre os membros da equipe, ou mesmo soluções de software não automatizadas, como o envio de um arquivo Excel por e-mail, por exemplo.

Muitos desses processos podem (e devem) ser digitalizados e automatizados, se não por uma questão de conveniência, mas por um outro motivo importante: o custo.

Os sistemas de fluxo de trabalho baseados em papel podem custar à sua clínica milhares de Reais anualmente, mesmo sem você saber.

Nos EUA, por exemplo, o uso de formulários em papel custa US $ 120 bilhões por ano.

Para as clínicas, a maior parte dos resíduos de papel vem de arquivos de pacientes, formulários de admissão e outros processos de papel relacionados ao atendimento ao paciente, bem como ao trabalho administrativo.

Embora, na prática, o PEP tenha mitigado algum desperdício de papel nas clínicas, isso simplesmente não foi suficiente.

Na verdade, espera- se que a demanda por papel dobre antes de 2030.

Tempo é dinheiro para médicos e instituições de saúde – e ele está sendo desperdiçado

Eficiência é a chave para melhores resultados!

Quando você melhora um processo ruim com boa tecnologia, continua sendo um processo ruim. 

Os médicos estão no epicentro de todas as transformações na área da saúde. 

Todo processo de saúde começa com eles e é extremamente importante que sejam contínuos. Hoje, na maioria dos consultórios médicos, os fluxos de trabalho são uma combinação de processos lentos. 

Além disso, desde a expansão do uso da tecnologia nos cuidados à saúde, a falta de coordenação entre as diferentes práticas tornou-se crítica. 

Os médicos acabam esperando que outra pessoa faça seu trabalho para que eles possam fazer o seu e o número de atrasos, falta de agilidade e a baixa produtividade se tornou muito grande.

Um fluxo de trabalho integrado e amigável ao médico deve aumentar a eficiência e agilizar os processos – e não prejudicá-los. É tudo uma questão de fornecer os dados corretos para a pessoa certa, no momento certo e no volume certo. 

O objetivo dos fluxos de trabalho integrados a uma solução PEP, é fornecer atendimento eficiente e eficaz ao paciente, o que, por sua vez, melhora os resultados de uma organização. 

Na prática, a tecnologia deve apoiar os médicos durante a prestação de cuidados. Ter processos ágeis a partir do ponto inicial do atendimento tem o potencial de preencher lacunas no fluxo de trabalho de uma maneira muito mais rápida e eficiente, e isso é o que os médicos devem ter acesso mais importante.

Forneça experiências de assinatura excepcionais e agilize assinatura de prontuário com MADICS Sign

É a maneira mais fácil de automatizar fluxos de trabalho de PEP. Use o MADICS Sign e elimine uma boa quantia de papel e dor de cabeça.

E-VAL Saúde, uma empresa do Grupo E-VAL

A E-VAL Saúde é uma empresa especializada em certificação digital, segurança da informação com foco em assinatura digital, autenticação e proteção de dados, em especial para assinatura digital de prontuários eletrônicos do paciente, gerenciamento eletrônico de documentos e demais documentos de seu hospital, operadora, laboratório ou clínica. A E-VAL Saúde tem mais de 10 anos de experiência no mercado da saúde.

Fale conosco, os especialistas da E-VAL Saúde terão o maior prazer em atendê-los, contribuindo para o desenvolvimento dos seus projetos e a melhoria contínua da segurança do seu hospital, operadora, laboratório ou clínica.

Até breve!