Assinatura eletrônica

7 Motivos que assinatura eletrônica pode impactar positivamente o fluxo de trabalho do seu departamento

Se sua instituição de saúde lida com um grande número de documentos físicos diariamente, você provavelmente já sentiu a necessidade de mudar para soluções sem papel, considerando a adoção de assinaturas eletrônicasA assinatura eletrônica não apenas abre o caminho para um futuro sem papel, mas também torna o fluxo de trabalho do seu departamento mais eficiente, aumentando a produtividade, economizando tempo e dinheiro.

Em um esforço para impulsionar a eficiência organizacional, as empresas estão usando cada vez mais assinaturas eletrônicas. Na prática, por exemplo, as instituições de saúde enviam vários relatórios sobre pacientes e procedimentos médicos a indivíduos ou outras organizações em todo o mundo. 

Além disso, elas podem ter várias atividades dentro de um fluxo de trabalho que estão envolvidos em sua organização.

De forma resumida, uma assinatura eletrônica, é qualquer processo eletrônico que indica a aceitação de um contrato ou registro. Os métodos de autenticação eletrônica comuns para verificar a identidade incluem e-mail, ID social, senhas e PINs de telefone. 

As assinaturas eletrônicas são legalmente aceitas em quase todas as nações industrializadas. Além de oferecer suporte à mais ampla gama de requisitos legais, as assinaturas eletrônicas estão em conformidade com os padrões específicos da indústria, a exemplo do setor de saúde.

Benefícios das assinaturas eletrônicas no fluxo de trabalho do seu departamento

Embora possa parecer que algo tão simples como uma assinatura eletrônica não é um elemento vital das operações de negócios de ponta, a sua integração ao fluxo de trabalho de um departamento permite incorporar importantes benefícios nos resultados de uma instituição de saúde.

Abaixo estão alguns dos benefícios que a adoção de assinaturas eletrônicas em suas operações comerciais pode ter para sua organização de saúde em relação ao fluxo de trabalho.

1. Simples e intuitivo

O maior benefício das assinaturas eletrônicas é que elas são simples e fáceis de usar. Com ela, você carrega um documento, declara assinantes e destinatários, e entrega um link seguro ao destinatário. 

O destinatário assina o documento e o processo é concluído. É tão fácil! Se você pode abrir um link e clicar em um botão, você pode usar assinaturas eletrônicas.

2. Alto nível de segurança

Acredite ou não, as assinaturas eletrônicas são mais seguras do que os documentos tradicionais em papel. Eles não apenas contém uma assinatura, mas também armazenam informações rastreáveis ​​sobre quem assinou o documento, quando e onde foi assinado. Isso é muito mais forte e mais aplicável do que uma transação baseada em papel.

3. Conveniente

Operamos em um mundo de negócios geograficamente disperso. Hoje em dia, mesmo as pequenas instituições de saúde locais lidam com diferentes fornecedores, clientes e parceiros em várias cidades, estados e até países. 

As assinaturas eletrônicas permitem autenticação remota, o que a torna uma solução muito mais conveniente do que a alternativa de envio por correio e / ou impressão e digitalização.

4. Resposta mais rápida

A conveniência das assinaturas eletrônicas significa que há um retorno muito mais rápido. Em vez de enviar um documento a uma parte, fazer com que ela imprima, assine e digitalize, envie para a próxima parte e repita o processo ao longo da linha, todos podem assinar em segundos. 

Esse retorno mais rápido oferece às empresas maior versatilidade em situações urgentes.

5. Menor custo

Finalmente, as assinaturas eletrônicas são mais econômicas do que o método tradicional de caneta e papel. Você economiza não apenas em papel, mas também em postagem, envio de suprimentos, tempo e dinheiro. Com o passar dos anos, cada detalhe aumenta.

6. Melhora a experiência do usuário

O advento da transformação digital no início do século 21 transferiu muito mais influência para os indivíduos que constituem a base de consumidores de uma determinada empresa ou indústria.

Em vez do “mercado” como um conceito amplo, a maneira mais eficaz de conduzir as operações de marketing, vendas e negócios passou por uma reviravolta fundamental, exigindo uma abordagem personalizada para os indivíduos, em vez de grandes faixas da população.

A assinatura eletrônica ajuda a garantir isso por meio da facilidade de uso que elimina o incômodo envolvido com assinaturas remotas e ter que depender de montanhas de documentos onde informações importantes podem ser facilmente perdidas.

 

7. Controle de versão mais fácil

Um dos elementos mais importantes de qualquer forma de assinatura é a capacidade de fornecer um registro detalhado e atualizado da intenção do signatário.

Infelizmente, quando se trata de métodos tradicionais de assinatura em papel, é muito fácil para o erro humano entrar na equação e confundir os processos. Isso pode ser desastroso quando se trata do setor de saúde, negócios jurídicos ou comerciais importantes, causando contratempos, multas ou até mesmo ações judiciais caso a assinatura apropriada seja perdida.

As assinaturas eletrônicas não deixam nada ao acaso, pois atualizam e armazenam automaticamente as informações de qualquer documento que você use em um espaço de armazenamento digital de fácil acesso. Usar o software de assinatura eletrônica garantirá que você tenha todas as assinaturas de que precisa, quando precisar delas.

Como as assinaturas eletrônicas são usadas em uma instituição de saúde?

As assinaturas eletrônicas ajudam a otimizar as operações de negócios através do seu fluxo de trabalho. Elas podem ser usadas ​​para quase todas as circunstâncias em que uma assinatura é necessária.

No entanto, existem algumas áreas em que a utilização de uma assinatura eletrônica pode se tornar particularmente útil.

  • Contratos legais

Quando se trata de lei, uma assinatura é provavelmente a ferramenta mais útil em seu arsenal. Infelizmente, muitos processos legais podem ser pesados ​​e difíceis de navegar nos melhores momentos.

A última coisa que você deseja é o longo processo de envio de documentos para assinatura manual e, em seguida, aguardar que sejam devolvidos pelo correio. 

As assinaturas eletrônicas podem ajudar a evitar essas complicações, enviando documentos inteiros com os formulários relevantes com o clique de um botão. Manter as coisas em movimento no setor jurídico de uma instituição de saúde é de vital importância para qualquer negócio a ser conduzido, portanto, torná-lo o mais indolor possível deve ser uma prioridade para suas equipes de operações de negócios.

  • Recursos Humanos

Os departamentos de recursos humanos desempenham um papel único em qualquer empresa. Eles têm que trabalhar com a lei quase tanto quanto os próprios departamentos jurídicos, mas seu foco é inteiramente interno, voltado para os próprios funcionários.

Quando se trata de conduzir uma operação de recursos humanos tranquila em uma instituição médica, você deseja garantir que todos tenham as informações de que precisam e possam concordar com todas as coisas necessárias para manter uma organização funcionando sem problemas.

Isso pode ser qualquer coisa, desde enviar cartas de oferta a novos candidatos à contratação, afastar funcionários que estão deixando a empresa e ajudar a garantir um ambiente de trabalho positivo e saudável por meio do apoio a leis e iniciativas de diversidade e inclusão.

  • Financeiro

O departamento financeiro requer inúmeras assinaturas para funcionar de forma eficaz. 

Em diferentes procedimentos, no fluxo de trabalho de uma organização de saúde, exigirão assinaturas por parte da equipe de finanças. Certifique-se de que esse processo seja o mais rápido possível para que você possa voltar aos negócios normalmente.

Independentemente do setor em que você opera, encontrar uma maneira de fazer a transição das operações de sua instituição de saúde para um formato digital irá contribuir muito para economizar tempo, dinheiro e complicações a longo prazo. A assinatura eletrônica oferece uma maneira abrangente e segura de conduzir negócios sem a confusão dos métodos tradicionais de caneta e papel.

E-VAL SIGN: Eficiência ainda maior para as instituições de saúde

Oferecida pela E-VAL Tecnologia, para otimizar o processo de assinar ou coletar assinaturas de clientes em diferentes setores e tamanhos de empresa de maneira eletrônica, a solução E-VAL SIGN é uma solução completa para fluxos de trabalho de aprovação de documentos, assinaturas digitais avançadas e rastreamento de status de documentos. 

Ela permite assinar eletronicamente documentos, em qualquer lugar e momento, de maneira prática, segura e dinâmica. Projetada para otimizar rapidamente a maneira como as empresas entregam, revisam, aprovam e assinam seus documentos comerciais.

A solução E-VAL SIGN atende a diferentes tipos de departamentos:

departamentos atendidos pelo E-VAL Sign
Departamentos atendidos pelo E-VAL Sign

De fato, a solução E-VAL SIGN apresenta como benefícios práticos a gestão de grande quantidade de contratos e outros documentos:

Aumente a eficiência do processo

  • Diminuição no ciclo de vendas;
  • Redução na taxa de abandono dos clientes;
  • Menor complexidade e melhora na velocidade de formalização/fechamento de negócios.

Elimina custos relacionados com papel

  • Diminuição e até eliminação de impressão, uso de correio, digitalização, gestão de papel, arquivamento, entre outros processos demorados e caros;
  • Maior segurança comparado ao processo de assinaturas a tinta evitando fraudes, custos de falha de conformidade, multas e danos à reputação.

Elimina erros e retrabalho

  • Evita documentos sem assinaturas;
  • Impede campos de formulário incompletos;
  • Elimina rasuras.

Fornece uma ótima experiência do usuário

  • Fácil utilização pelos signatários;
  • Economia de tempo e melhoria em processos de formalização;
  • Melhora na interação com clientes, funcionários e parceiros; 
  • Experiência diferenciada agregando valor à marca.

Segurança e conformidade: Com a solução E-VAL SIGN, sua assinatura eletrônica pode fazer toda a diferença para seu negócio 

Como você protege sua assinatura e mantém os falsificadores afastados, especialmente no mundo de hoje, quando muitas assinaturas são adquiridas digitalmente?

Conhecida também como e-signature, a solução E-VAL SIGN é uma forma de substituir assinatura de próprio punho em quase todos os documentos. É uma maneira legal de realizar um consentimento ou aprovação. Com ela, sua empresa:

Aumenta a segurança e cumpre os requisitos legais

  • Certificando e validando as identidades digitais dos signatários de forma segura; 
  • Certificando e validando os documentos assinados evitando alterações indevidas ou não autorizadas; 
  • Garantindo a segurança jurídica através de relatórios com logs de auditoria;
  • Evitando acesso aos documentos por terceiros não autorizados;
  • Não expondo dados dos signatários como em documentos físicos.

Prepare e envie documentos para assinatura, tudo em minutos de forma simples e prática, com a segurança e conformidade, cumprindo os requisitos legais e os regulamentos mais rigorosos do setor e padrões de segurança no mundo, a exemplo da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Se sua empresa ainda não fez a mudança para um processo automatizado de assinaturas eletrônicas, está perdendo oportunidades de crescimento e de negócios. Elas simplificam a tarefa de obtenção de assinaturas e agilizam o seu processo de contratos, tudo de forma ágil e eficiente. 

Ao fornecer respostas mais rápidas em tarefas administrativas, as assinaturas eletrônicas ajudam você a economizar tempo para coisas que são mais urgentes em sua empresa, ao mesmo tempo que aumenta a segurança e aumenta a eficiência. 

Saiba mais sobre o uso da solução E-VAL SIGN aplicado aos setores de sua empresa através dos especialistas da E-VAL e saiba como aplicar a tecnologia de assinatura digital de forma eficaz em seu negócio. Estamos à disposição para tirar suas dúvidas e ajudar a definir as melhores formas de automatizar os processos de sua organização e torná-la cada vez mais eficiente.

Sobre a E-VAL Tecnologia

A E-VAL Tecnologia atua há mais de 15 anos oferecendo soluções de segurança da informação para o mercado, pioneira em iniciativas no uso da certificação digital no Brasil, tais como, SPB, COMPE, Autenticação, Assinatura digital de contratos, Gerenciamento de Chaves e Proteção de dados e armazenamento de chaves criptográficas para os segmentos de instituições financeiras, educação e indústria.